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Código de conducta para proveedores de Sanoma

Sanoma está comprometida con una conducta ética y responsable en todas sus operaciones y espera el mismo compromiso por parte de todos sus proveedores.

Este Código de Conducta para Proveedores establece las normas éticas y los principios empresariales responsables que los proveedores deben cumplir en sus relaciones con las unidades de negocio de Sanoma. Los proveedores deberán aplicar estas normas y principios a sus empleados. Los principios relacionados con los empleados también son aplicables al personal, los participantes y los voluntarios implicados por las empresas de entretenimiento, producción de contenidos y los proveedores. Se requiere que los principios similares al Código de Conducta para Proveedores de Sanoma se apliquen a los afiliados y subcontratistas de los proveedores.

Este documento se basa en normas, principios y mejores prácticas internacionales reconocidas en materia de derechos humanos, condiciones laborales, medio ambiente y anticorrupción. Se espera que los proveedores y prestadores de servicios de Sanoma se comprometan y respeten los Diez principios del Pacto Mundial de las Naciones Unidas. Este documento no sustituye, ni debe considerarse que anula, las leyes y reglamentos aplicables. En casos en los que los niveles de exigencia industrial a nivel local sean más altos que los requisitos legales aplicables, esperamos que los proveedores cumplan con los estándares más altos.

Se aconseja que cualquier asunto sobre proveedores de Sanoma se informe a Sanoma a través del correo: procurement@sanoma.com en cualquier posible infracción con respecto a sus compromisos contractuales (incluyendo por acciones de los empleados del proveedor, afiliados y sus propios proveedores) y este Código de Conducta del Proveedor. Sanoma también ofrece un contacto telefónico de denuncia anónima disponible públicamente en Sanoma.com.

Los proveedores deben:
  • Actuar de conformidad con las leyes pertinentes, la Declaración de la OIT relativa a los principios y derechos fundamentales en el trabajo y los principios del Pacto Mundial de las Naciones Unidas.
  • Actuar de acuerdo con todas las leyes anticorrupción aplicables. Los proveedores no deben ofrecer, exigir, prometer o aceptar sobornos, pagos de facilitación, regalos o amabilidad excesivos, o cualquier objeto de valor, con el fin de obtener o retener indebidamente negocios, o proporcionar cualquier beneficio o ventaja indebida. En particular, los proveedores no deben ofrecer ningún incentivo a los empleados de Sanoma o a sus familiares o amigos con el fin de obtener o retener cualquier negocio, y no deben ofrecer cortesías comerciales a los empleados de Sanoma que no sean la hospitalidad corporativa básica y pequeños regalos acordes a las costumbres comerciales locales.
  • Cumplir con todas las leyes y tratados internacionales aplicables en materia de propiedad intelectual y abstenerse de infringir los derechos de propiedad intelectual de Sanoma o de terceros.
  • Llevar a cabo sus actividades de conformidad con todas las leyes antimonopolio y de competencia leal aplicables.
  • Cumplir con todos los acuerdos de confidencialidad o de no divulgación aplicables.
  • Evitar cualquier interacción con un empleado de Sanoma que pueda entrar en conflicto con el deber de dicho empleado de actuar en el mejor interés de Sanoma.
  • Registrar y comunicar con precisión toda la información empresarial (incluidos los datos de empleo) y cumplir con la legislación aplicable en cuanto a su cumplimentación, exactitud, conservación y eliminación.
  • Cumplir con todas las leyes de privacidad, protección de datos y seguridad de la información aplicables.
  • Cumplir con todas las leyes y reglamentos de control de las exportaciones aplicables, incluidas, entre otras, las sanciones comerciales internacionales emitidas por las autoridades de la ONU, la UE o Estados Unidos. Garantizar que ni el proveedor, ni sus propietarios efectivos, ni ningún director, funcionario o empleado con autoridad registrada para firmar documentos con efecto vinculante para una filial del proveedor, sea (i) objeto de sanciones (por ejemplo, que figure en una lista relativa a sanciones o que esté sujeto a sanciones en todo el país o territorio), o (ii) que sea propiedad o esté controlado por una persona mencionada en el punto (i), o que actúe (directa o indirectamente) en su nombre, incluidos, entre otros, sus subcontratistas.

Los proveedores deben:
  • Cumplir con todas las leyes y reglamentos medioambientales aplicables en relación con la fabricación, el almacenamiento, la eliminación y la liberación al medio ambiente de cualquier residuo, material peligroso, emisiones de gases de efecto invernadero o material relacionado.
  • Obtener y mantener todos los permisos y registros medioambientales necesarios, y seguir los requisitos operativos y de información asociados a dichos permisos.
  • Vigilar, controlar y tratar adecuadamente las aguas residuales y los residuos sólidos generados por las operaciones.
  • Reducir o eliminar las emisiones de gases de efecto invernadero y los residuos de todo tipo, incluidos el agua y la energía, ya sea en origen o mediante prácticas como la modificación de los procesos de producción, mantenimiento e instalaciones, el uso eficiente de materiales, el reciclaje y la reutilización de materiales.
  • Identificar y gestionar los materiales químicos y de otro tipo que supongan un peligro si se liberan en el medio ambiente, con el fin de garantizar su manipulación, movimiento, almacenamiento, reciclaje o reutilización y eliminación seguros.
  • Cumplir con las restricciones de materiales y los requisitos de seguridad de los productos establecidos por las leyes y reglamentos aplicables, y mantener continuamente los registros de los datos completos del contenido de las materias primas.

Los proveedores deben:
  • Los proveedores deben comprometerse con los diez principios del Pacto Mundial de las Naciones Unidas y la Declaración de la OIT relativa a los principios y derechos fundamentales en el trabajo.
  • Defender los derechos humanos de sus trabajadores de acuerdo con los Diez principios del Pacto Mundial de las Naciones Unidas (principios 1 y 2), tratar a los trabajadores con dignidad y respeto, y garantizar que puedan trabajar en un entorno libre de acoso. Esto significa que los proveedores no deben participar ni tolerar el acoso sexual, los abusos sexuales, físicos o verbales, los castigos físicos, la coacción mental o física o cualquier amenaza de dicho trato contra los trabajadores.
  • Respetar la norma de la OIT sobre la eliminación de la discriminación en materia de empleo y ocupación. No incurrir en discriminación ilegal (ya sea por motivos de raza o etnia, edad, sexo, orientación sexual, discapacidad, embarazo, religión, afiliación política, pertenencia a un sindicato, estado civil u otros criterios) en la contratación, promoción, remuneración, formación u otro trato de sus trabajadores.
  • Respetar la norma de la OIT para la abolición efectiva del trabajo infantil. No utilizar el trabajo infantil, es decir, emplear a cualquier persona menor de 15 años (o de 14 en algunos países en desarrollo) o de la edad mínima según la legislación nacional, la que sea más alta (de acuerdo con el Convenio 138 de la OIT sobre el trabajo infantil). Los trabajadores menores de 18 años no deben realizar trabajos peligrosos.
  • Respetar la norma de la OIT sobre la eliminación de todas las formas de trabajo forzoso u obligatorio. No utilizar mano de obra forzada, en régimen de servidumbre o en régimen de alquiler. Los trabajadores deben ser libres de marcharse con un preaviso razonable. No se debe exigir a los trabajadores que entreguen documentos de identidad, pasaportes o permisos de trabajo emitidos por el gobierno como condición para el empleo.
  • Garantizar que la remuneración pagada a los trabajadores cumple con todas las leyes salariales aplicables, incluidas las relativas al salario mínimo, las horas extraordinarias y las prestaciones obligatorias.
  • Respetar la norma laboral de la OIT sobre las horas de trabajo. Garantizar que las semanas de trabajo no superen el número máximo de horas establecido por la legislación local. Una semana de trabajo no debe superar las 60 horas semanales, incluidas las horas extraordinarias, excepto en situaciones de emergencia o inusuales. Los trabajadores deberán tener al menos un día libre por cada siete días de la semana.
  • Respetar la libertad de asociación de la OIT y el reconocimiento efectivo del derecho a la negociación colectiva. Respetar el derecho de los trabajadores a asociarse libremente, a afiliarse o no a sindicatos, a buscar representación o a formar parte de consejos de trabajadores de acuerdo con la legislación local.
  • Garantizar que los trabajadores puedan comunicarse abiertamente con la dirección en relación con las condiciones de trabajo sin temor a represalias, intimidación o acoso.

Los proveedores deben:
  • Mantener un entorno de trabajo saludable y seguro para todos los empleados, en cumplimiento de todas las leyes y reglamentos de salud y seguridad aplicables.
  • Identificar, evaluar y controlar la exposición de los trabajadores a los agentes químicos, biológicos y físicos, así como a otros riesgos potenciales para la seguridad (incluyendo fuentes de energía eléctrica y de otro tipo, incendios, vehículos y riesgos de caída) mediante un diseño adecuado, ingeniería, controles administrativos, mantenimiento preventivo y procedimientos de trabajo seguros. Cuando los peligros no puedan controlarse adecuadamente por estos medios, los trabajadores deberán disponer de equipos de protección personal adecuados.
  • Identificar y evaluar las situaciones y eventos de emergencia, y minimizar su impacto mediante la aplicación de planes de emergencia y procedimientos de respuesta.
  • Comunicar y poner a disposición de todos los empleados y visitantes de las instalaciones las directrices de emergencia y reforzar periódicamente dichas directrices mediante comunicación, campañas de concienciación o participación en ejercicios y simulacros planificados.
  • Proporcionar a los trabajadores un acceso razonable a agua potable y a instalaciones sanitarias, iluminación y ventilación adecuadas, incluso en cualquier alojamiento proporcionado a los trabajadores.
  • Garantizar que los trabajadores no sean sancionados por plantear problemas de seguridad.

Los proveedores deben:
  • Aplicar un proceso sistemático para:
    • Controlar, aplicar y comunicar a los empleados, afiliados y proveedores pertinentes todas las leyes, reglamentos y condiciones contractuales aplicables a sus relaciones comerciales con Sanoma.
    • Identificar, supervisar y controlar los riesgos medioambientales, de salud y seguridad, laborales y de prácticas empresariales responsables asociados a las operaciones de los proveedores.
    • Ofrecer a los empleados mecanismos para plantear quejas o preocupaciones sobre cuestiones de derechos humanos.
  • Mantener in situ toda la documentación que pueda ser necesaria para demostrar el cumplimiento de este Código de Conducta para Proveedores.
  • Implementar mejoras para lograr el cumplimiento en caso de cualquier infracción y presentar a Sanoma un informe en el que se especifiquen las medidas adoptadas y los progresos realizados para lograr el cumplimiento.
  • Permitir a Sanoma (o a un tercero contratado por Sanoma y razonablemente aceptable para el proveedor) auditar el cumplimiento del Código de Conducta del Proveedor, incluso mediante una inspección de las instalaciones del proveedor, la auditoría de los libros y registros relacionados con asuntos laborales y entrevistas privadas con los empleados. En caso de que se comuniquen a Sanoma las deficiencias identificadas durante una auditoría, evaluación o inspección, el proveedor será responsable de rectificar las deficiencias sin demora indebida e informará periódicamente a Sanoma de las medidas adoptadas, incluyendo, entre otros, los resultados obtenidos. En caso de que las deficiencias no sean rectificadas dentro de un periodo de tiempo razonable o que se determine que las deficiencias son materiales o irreparables (a la sola discreción de Sanoma, por ejemplo, en el caso de un incumplimiento de la sección 1) i)) el contrato o un pedido puede ser rescindido con efecto inmediato por Sanoma.

Los proveedores están obligados a informar a Sanoma a través de procurement@sanoma.com, en lo que respecta a sus compromisos contractuales de la posible infracción (incluso por parte de las acciones de los empleados del proveedor, las filiales y sus propios proveedores) de este Código de Conducta para Proveedores.

Sanoma también ofrece una línea de contacto telefónico anónimo para denuncias disponible públicamente en Sanoma.com.

Sanoma se reserva el derecho de cancelar los pedidos pendientes, suspender los futuros pedidos y/o rescindir su contrato con el proveedor en caso de que se produzca un incumplimiento sustancial de este Código de Conducta para Proveedores.

'Afiliado' significa una entidad que es una filial o una sociedad matriz de la parte contratante o que está bajo el control común de ésta. A estos efectos, se considerará que una entidad está controlada por otra si ésta posee el cincuenta por ciento (50 %) o más de los votos de dicha entidad, o tiene la capacidad de dirigir sus asuntos o de nombrar a la mayoría de los miembros del consejo de administración o de un órgano equivalente.
'Sanciones' significa todas las leyes y reglamentos de control de las exportaciones aplicables, incluidas, entre otras, las sanciones comerciales internacionales emitidas por las autoridades de la ONU, la UE o Estados Unidos. Ejemplos de sanciones:
  • Sanciones de las Naciones Unidas impuestas en virtud de cualquier resolución del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas.
  • Medidas restrictivas de la UE aplicadas en virtud de cualquier Reglamento o Decisión del Consejo o de la Comisión de la UE adoptados en virtud de una Posición Común para fomentar la Política Exterior y de Seguridad Común de la UE.
  • Sanciones estadounidenses o embargos comerciales impuestos, administrados o aplicados por la “OFAC” Oficina de Control de Activos Extranjeros del Ministerio de Hacienda de Estados Unidos.
  • Sanciones del Reino Unido aplicadas, administradas o ejecutadas por el Tesoro de Su Majestad ('HMT') o cualquier otra autoridad competente del gobierno del Reino Unido.
  • Sanciones económicas, embargos u otras medidas restrictivas administradas, promulgadas o aplicadas por el Gobierno finlandés.
  • Cualquier otra sanción económica o embargo comercial impuesto, administrado o aplicado por cualquier otra autoridad sancionadora pertinente.